読み手がこの記事で得られること
「伝えたつもりなのに、相手が動かない」「何度も説明しているのに、なぜか理解されない」──こうした悩みは、多くのビジネスパーソンが経験するものです。この記事では、「コミュニケーション完了とは何か？」を解き明かし、相手の行動を変えるための具体的な方法をお伝えします。
この記事のゴール
コミュニケーションの本質は「相手が行動を変えること」にあると理解できるようになります。ただ情報を伝えるだけでなく、相手に影響を与える方法を学び、職場での円滑なコミュニケーションを実現するためのヒントを得られるでしょう。適切な伝え方を意識することで、チーム内の連携が強化され、業務の効率も向上します。
なぜ「伝えたのに伝わらない」のか？
仕事では、上司からの指示、顧客への説明、部下へのフィードバックなど、あらゆる場面で「伝える」機会があります。しかし、相手が思うように動かない、意図した結果にならないことはありませんか？
その原因の一つは、言葉が十分に届いていないことです。相手が情報を受け取っていない場合もあれば、受け取っていても正しく理解できていないこともあります。さらに、理解はしているものの、行動に移すモチベーションが湧かないケースもあります。
また、伝え方が一方的すぎる場合、相手が受け入れにくくなることもあります。伝えた内容が相手の価値観や現在の業務状況に合っていないと、行動に結びつかないのです。そのため、相手の視点に立ち、納得できる形で伝えることが重要になります。
「伝達」と「影響」の違い
情報を伝えるだけではなく、相手の行動を変えることが重要です。伝達は単に情報を届ける行為を指し、例えば「資料を送る」「会議で説明する」ことが該当します。一方で、影響とは、相手の意識や行動に変化をもたらすことを意味します。たとえば、送った資料をしっかりと読んでもらい、具体的なアクションを起こしてもらうことが求められます。
また、影響を与えるには、単に伝えるだけではなく、相手が理解しやすい形で情報を整理し、納得感を持たせる工夫が必要です。例えば、専門用語ばかりを使ってしまうと、受け手が理解できずに行動に移せない場合があります。シンプルでわかりやすい言葉を選び、相手に合わせた伝え方をすることで、影響力を強めることができます。
コミュニケーション完了の本質：行動の変化
相手の行動が変わって初めて、コミュニケーションは完了すると言えます。
例えば、部下に「報告書を作ってほしい」と指示した場合、単にその言葉を伝えるだけでは不十分です。期限や具体的なフォーマットを明確にし、なぜそれが必要なのかを説明して納得感を持たせることが重要です。また、途中で進捗を確認し、適切なフィードバックを行うことで、相手の行動を確実に変えることができます。
さらに、相手が自主的に動けるような環境を整えることも大切です。例えば、定期的にフィードバックの機会を設け、成果を確認しながらサポートすることで、継続的な行動変容を促すことができます。
伝え方の工夫と応用
相手の立場を考え、相手にとってのメリットを伝えることが効果的です。また、相手の価値観や動機に寄り添いながら、具体的な指示を出すことも重要です。曖昧な表現を避け、「なるべく早く」ではなく「今週中に」など、明確な期限を示すことが大切です。さらに、伝えた後に相手の理解度を確認し、実際に行動が変わるまでサポートすることが求められます。
相手の特性を考慮した伝え方をすることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。例えば、ビジュアルを用いた説明が効果的な相手には図表やイラストを活用する、口頭での説明が得意な相手には直接話す機会を増やすなど、伝達手段を適切に選ぶことも大切です。
まとめと行動プラン
コミュニケーションは、単に情報を伝えることではなく、相手の行動が変わることで初めて完了します。そのためには、具体性を持たせ、相手が納得できる理由を示し、フォローアップを行うことが重要です。
今日から意識することとして、伝えた後に「相手の行動が変わったか？」を確認してみましょう。また、1週間以内に仕事での伝え方を一つ改善し、その結果を振り返ることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。長期的には、影響を与えるコミュニケーション力を磨くことを目指しましょう。
筆者の思い
私自身も、以前は「伝えたはずなのに、なぜ伝わっていないんだ？」と悩んでいました。しかし、「伝えた＝伝わったではない」「行動が変わるまでがコミュニケーション完了」と気づいてから、仕事がスムーズになりました。
伝え方一つで、仕事の成果も人間関係も変わります。ぜひ今日から、相手の行動を意識したコミュニケーションを実践してみてください。
